Column Nadine Maters – Vertrouwen is goed, controle is beter

‘Nijmegen is het nieuwe Amsterdam’ las ik onlangs in de Gelderlander: twee jaar geleden is de trend ingezet voor Amsterdammers om in Nijmegen te gaan wonen.  Aan deze trend doe ik graag mee (hoewel ik ook nog een beetje in Amsterdam blijf wonen)!

Zoals u in de vorige uitgave van Change your Business hebt kunnen lezen ben ik mijn carrière gestart aan de Zuidas in Amsterdam en ik heb in die tijd met veel plezier in Amsterdam gewoond. Onderdeel van mijn werk was het controleren van grote financials en een van de dingen die ik daar geleerd heb is dat de interne organisatie key is voor een geolied lopende onderneming. Toen ik vervolgens in aanraking kwam met het MKB merkte ik dat die interne organisatie vaak een ondergeschoven kindje is. Op zich begrijpelijk want de ondernemer moet zich concentreren op zijn/haar core business en dit betreft over het algemeen in beginsel niet de administratieve organisatie.

Maar wat houdt administratieve organisatie eigenlijk in? Speur het internet af en talloze definities komen naar voren. Vaak hoor ik dat het iets te maken heeft met administratie of met boekhouden, maar dat is slechts een klein onderdeel.

Ik leg het vaak als volgt uit. Welke maatregelen heb je als ondernemer getroffen om de organisatie als geheel aan te sturen? Nog scherper gesteld; hoe zorg je er als ondernemer voor dat je organisatie doelstellingen haalt zonder risico’s uit het oog te verliezen? Administratieve organisatie bestaat al decennialang, toezichthouders en adviseurs hameren al jaren op het belang hiervan, vooral na schandalen zoals de recente CEO-fraude bij Pathé en toch blijkt het lastig bedrijven van het belang van een goede administratieve organisatie te doordringen.

Als accountants brengen wij jaarlijks een adviesbrief (managementletter) uit om onze klanten te wijzen op mogelijke verbeteringen, of werken wij een volledig verbeterplan uit. Waar een groot bedrijf een leger aan mensen heeft die hierover nadenken beginnen wij bij het MKB bij de basis: De zogeheten ‘6 W-vragen’ (in vakjargon interne beheersingsmaatregelen): Wie doet Wat, Waarom, Wanneer, Waarmee en met Welke uitkomst? Hiermee wordt voor een bedrijf de koppeling gemaakt tussen de (bedrijfs-)risico’s en op welke wijze deze gemitigeerd worden door het inrichten van diverse interne controles binnen de verschillende (bedrijfs-)processen. Iets dat vaak wel duidelijk is bij de directie, maar ook onderdeel kan worden van het gedrag en de cultuur van de rest van het bedrijf. Het inzichtelijk maken van de administratieve organisatie geeft de mogelijkheid tot het formaliseren van de interne controles. Daarnaast brengt het sparren over de inrichting van de interne organisatie vaak nieuwe inzichten die de organisatie naar een hoger niveau tillen.

Heeft u niet alle antwoorden op de zogenaamde ‘6 W-vragen’? Dat is niet erg, maar hierover nadenken is onderdeel van het verder professionaliseren van uw bedrijf. Het draait om optimalisatie van de bedrijfsprocessen en daarmee de organisatie. Om een organisatie optimaal te beheersen en te laten excelleren zullen er bepaalde controles ingebouwd moeten worden. Ik sluit mij graag aan bij een bekend Russisch gezegde: ‘vertrouwen is goed, maar controle is beter’.

Nadine Maters