Solliciteren bij een robot

Werving en selectie steeds vaker geautomatiseerd

Veel branches hebben op dit moment te maken met een overspannen arbeidsmarkt, vacatures zijn moeilijk in te vullen. Dat wordt een steeds groter probleem en dus neemt het belang van een adequate werving- en selectieprocedure toe. Steeds meer bedrijven nemen daarbij hun toevlucht naar artificial intelligence. Solliciteren met een robot. Wat levert het op?

Bedrijven zitten klem, kunnen opdrachten niet meer goed uitvoeren of zetten zelfs een stop op het aannemen van nieuw werk. Dat kan nooit de bedoeling zijn, dus neemt het belang van een goede HR-afdeling, eventueel gecombineerd met externe recruiters, sterk toe. Een overspannen markt werkt in het voordeel van de beschikbare sollicitanten. Zij kunnen eisen stellen aan de invulling van hun werkzaamheden en allerlei secundaire arbeidsvoorwaarden. Daar is op zich nog niet zoveel mis mee, een goede kandidaat lost namelijk problemen op. Maar ook de wensen ten aanzien van de werving- en selectieprocedure veranderen. Duurt zo’n traject te lang, dan haakt het merendeel al af. Dat maakt het voor een HR-afdeling steeds moeilijker, hun werk moet niet alleen het gewenste resultaat opleveren, het moet ook nog snel gebeuren.

De procedure

Elke HR-medewerking met enige ervaring kent inmiddels de valkuilen van het werven en selecteren van nieuwe medewerkers wel. Ze weten dat de eerste indruk gemakkelijk een vals beeld op kan roepen van de kwaliteiten van een kandidaat. Ze weten ook dat iedereen geneigd is een kandidaat aan te stellen die lijkt op henzelf, het vertrouwde gevoel leidt vaak tot een verkeerde beslissing. De ervaren HR-afdeling wacht niet met het in gang zetten van een procedure tot er zich in de organisatie een vraag voor doet. Ze hebben hun zaakjes voorbereid, ze weten via welke kanalen ze hun verschillende kandidaten moeten benaderen en ze hebben ervaring in het samenstellen van een profielschets. Bovendien hebben ze na overleg met de verschillende afdelingen een goed beeld aan welke eisen een potentiële kandidaat moet voldoen. Bovendien kennen ze per afdeling de mensen die direct bij het proces van werving en selectie moeten worden betrokken. Ze houden de vaart er in, weten alle betrokken te overtuigen van de urgentie van de procedure. CV’s (met in elk geval antwoorden op motivatie, ervaring en opleiding) die al door een eerste selectie zijn gekomen moeten door afdelingen met de nodige prioriteit worden behandeld. Dat is geen vraag, maar een opdracht. Als de procedure eenmaal is afgehandeld zorgt de HR-afdeling ervoor dat de nieuwe medewerker goed wordt opgevangen. Ze houden gedurende langere tijd nauw contact, om te voorkomen dat voor een kandidaat een eventuele teleurstelling (hij of zij had zich toch iets anders voorgesteld) aanleiding is om maar weer eens verder te zoeken. Flexibel opereren, kort aan de bal, problemen voorkomen of in elk geval snel signaleren en uit de wereld helpen. Zo ziet een moderne HR-afdeling er uit.

Hulpmiddelen

Een HR-afdeling heeft in de loop der tijd de beschikking gekregen over allerlei moderne hulpmiddelen om het hele proces van werving en selectie te stroomlijnen. Bovendien kunnen ze ervoor kiezen om de eerste selectie van CV’s (of de complete procedure) door externe bureaus te laten uitvoeren. Er zijn, naar gelang de zwaarte van de functie, voldoende wervingsbureaus, recruiters, uitzenders en headhunters beschikbaar. De keuze voor in- of externe recruiters is een moeilijke, want dat hangt geheel af van factoren als de zwaarte van de functie, van de omvang van het jaarlijkse aantal sollicitanten, de omvang en capaciteit van een HR-afdeling en het beschikbare budget. Neemt een bedrijf jaarlijks bijvoorbeeld via een recruitmentbureau zo’n tien nieuwe medewerkers aan, dan kan het verstandiger zijn om zelf een recruiter in dienst te nemen. Die zal na een korte periode waarschijnlijk een beter beeld hebben van missie en visie van het bedrijf en de daarbij passende medewerkers. Doet een extern bureau een deel van de werving en selectie, dan zal op enig moment toch een of meerdere medewerkers van het bedrijf in beeld komen voor het voeren van persoonlijk gesprekken. Dat is een vak op zich. Hoe haal je er bijvoorbeeld jokkende sollicitanten uit en voorkom je zo dat je de verkeerde persoon aanneemt en dat binnen korte tijd de gehele procedure moet worden herhaald. Uit onderzoek is gebleken dat 1 op de 10 sollicitanten niet de hele waarheid spreekt of zijn CV opleukt. Sommige dingen zijn heel eenvoudig, controleer de harde gegevens uit een CV en neem contact op met referenties. Veel hangt af van de gesprekken die je als HR-medewerker met kandidaten voert. In hun sollicitatiebrief hebben ze als het goed is vertelt over hun ervaring. Via de STARR methode kun je eenvoudig een goed beeld krijgen van de werkelijke competenties van de kandidaat. STARR is een methode om gestructureerd ervaringsgerichte en gedragsgerichte vragen te stellen. STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. De vragen die daarbij zouden kunnen worden gesteld zijn dan als volgt: voor welk probleem werd je bijvoorbeeld in je vorige werkplek gesteld, wat was jouw taak, welke acties heb je ondernomen, met welk resultaat en was je daar tevreden over? De antwoorden van de kandidaat zullen een beeld geven van zijn gedrag in het verleden en dat is een goede voorspeller voor de toekomst.

Artificial intelligence

En dan de rol van artificial intelligence, want die is de laatste jaren sterk toegenomen. Stem-, tekst- en videoanalyse zijn bij grotere bedrijven vooral in de eerste fase van een selectieprocedure zo langzamerhand gemeengoed. In ons taalgebruik geven we veel informatie over wie we zijn, dat geldt in nog sterkere mate voor videoanalyse. Non verbale communicatie zegt vaak meer dan een gesproken tekst. Pas als een sollicitant die barrières heeft geslecht, wordt hij of zij uitgenodigd voor een gesprek. Het zal duidelijk zijn dat hiermee een enorme hoeveelheid werk uit handen van HR-afdelingen wordt genomen. Dat is niet het enige voordeel. Een robot of intelligent computersysteem op basis van een algoritme – want daar praten we eigenlijk over – discrimineert niet op basis van geslacht, gender of huidskleur. Dat levert een grotere diversiteit op, want computers hebben geen vooroordelen. De inzet van robots levert een significante tijdsbesparing op, sollicitanten uploaden hun cv of motivatie en een videoanalyse kan worden uitgevoerd wanneer het de sollicitant uitkomt. De verwachting is dan ook dat de inzet van kunstmatige intelligentie in wervings- en selectieprocedures steeds verder zal toenemen. Nu is dat in verband met de hoge kosten nog voorbehouden aan de Unilevers van deze wereld, maar dat zal snel veranderen.