‘Zijn kantoortuinen de hel op aarde?’

De nadelen overtreffen de voordelen ruimschoots

Zijn kantoortuinen de hel op aarde?

In de jaren zestig was de kantoortuin helemaal nieuw en modern. Het zou de onderlinge communicatie en productiviteit verhogen. Inmiddels zijn we zestig jaar en honderden internationale onderzoeken verder en één ding is heel zeker. Gebruikers van zo’n kantoortuin (hoe misleidend kan een naam zijn) presteren slechter, want ze zijn eerder en vaker afgeleid en ze worden eerder en langduriger ziek. Onderlinge communicatie blijkt een ramp te zijn en dan nog iets bijzonders, vrouwen hebben er nog meer last van dan mannen. Afschaffen die kantoortuinen of is er toch nog iets van te maken?

De facilitair managers uit die tijd (bestonden die toen al?) dachten dat ze met de introductie van kantoortuinen het ei van Columbus hadden ontdekt. Minder vierkante meters per werknemer (dus goedkoper) en het idee was toen ook nog dat weken veel efficiënter en creatiever zou worden. Je hebt gemakkelijk onderling contact, mensen kunnen écht samenwerken en daaruit ontstaan als vanzelf innovatieve ideeën. Bovendien krijgen mensen het idee dat ze onderdeel uitmaken van dezelfde organisatie, een kantoortuin als verbindende factor.

Trendy

In de jaren zestig en zeventig zette mede door de opkomst van het ‘sick building syndrome’ (onder andere hoofdpijn, vermoeidheid, moeite met concentreren) de groei van de kantoortuinen door. De grote kantoorreuzen bestaande uit talloze kleine hokjes gingen tegen de vlakte, nieuwe en moderne kolossen kwamen terug, nu voorzien van die mooie, grote, overzichtelijke werkvloeren, waar soms honderden mensen in één ruimte aan de slag zijn. Dat het ‘sick building syndrome’ met name te maken had met de slechte regulatie van het binnenklimaat drong pas later door, toen was de opkomst van de tuinen al niet meer te stuiten. En de trend zet door, ze worden nog steeds met veel enthousiasme gebouwd. Een prachtig voorbeeld is het nieuwe kantoor van Facebook in San Francisco, 40.000 m2, zelfs de directie heeft geen eigen kantoren. Dat is pas echt bijzonder. Meestal beschikken zij aan de rand van kantoortuinen nog wel over een eigen kantoortje. Ze zien er overigens over het algemeen gelikt uit, het zijn oases van groen, mooi meubilair, wat kan er fout gaan zou je denken? Nou, heel veel.

Nadelen

In de vele onderzoeken komen steeds ongeveer dezelfde nadelen naar voren: geen of minder privacy, je raakt sneller afgeleid door het lawaai dat je collega’s (computers en printers, radio’s, telefoontjes, airco, nog koffie?) maken, je verliest de controle over je werkplek en je werkzaamheden. Je brein ervaart stress, onze hersenen staan ons niet toe dat we multitasken en wanneer je het toch probeert word je minder productief. Bovendien is het ziekmakend. In 1997 werd er door de universiteit van Calgary in Canada het eerste echte onderzoek naar gedaan. De uitkomsten waren verbluffend. Werknemers waren niet alleen minder tevreden over hun omgeving, maar vooral ook minder productief. Volgens de uitkomsten verloren ze dagelijks 86 minuten aan effectieve werktijd en werden er 50% meer fouten gemaakt. Maar mensen werden ook daadwerkelijk vaker ziek. Uit een Deense studie bleek dat percentage hoger te liggen dan 60%. Mensen waren niet alleen vaker, maar ook langer ziek. Uit een Zweeds onderzoek uit 2013 bleek vervolgens dat vooral vrouwen zich vaker ziekmelden dan in rustige kantooromgevingen. Daar is nog geen steekhoudende verklaring voor gegeven. En er blijken in kantoortuinen meer conflicten voor te komen. Dat kan twee oorzaken hebben. Je hebt voortdurend met elkaar en elkaars onhebbelijkheden te maken en dat geeft aanleiding tot stress en stressreacties. Mensen die elkaar minder aardig vinden zijn hier helemaal gevoelig voor, je kunt gewoon minder van zulke collega’s hebben dan van je beste vrienden. Probleem is dat je die minder aardige mensen nauwelijks kunt ontlopen, je werkt immers in dezelfde ruimte.

Oplossingen

Is er dan niks tegen te doen? Ja, ga bijvoorbeeld thuiswerken. Uit onderzoeken naar de effectiviteit en productiviteit van thuiswerkers blijkt dat niks zo goed werkt als lekker en vooral ongestoord werken in een vertrouwde omgeving. Geen opgedrongen afleiding, gewoon lekker geconcentreerd werken. Nog een oplossing: zet een koptelefoon op. Je sluit je af voor je omgeving en je geeft tegelijkertijd een helder signaal af: Ik zit hier geconcentreerd te werken, ik wil niet gestoord worden dus laat me met rust! Ook facilitaire managers beginnen langzaam maar zeker te begrijpen dat er van alles mis is met de kantoortuin, dat effectiviteit en welbevinden van medewerkers nadelig beïnvloedt. Dus kwamen er eerst (halfhoge) geluidsschotten tussen de bureaus, die in elk geval een gevoel van afscheiding geven. Bovendien doorbreken ze zichtlijnen, want iemand die je kunt zien kun je ook horen. Er verschijnen ook steeds meer stilteruimtes voor één of enkele personen. Daar kun je afgezonderd en rustig met elkaar overleggen, met een veel kleiner risico dat je wordt gestoord. Nog hipper zijn de aquaria, glazen ruimtes waar je met een groep aan een probleem kunt werken. Samen alleen is de gedachte. Dat werkt wel. Er zijn allerlei akoestische maatregelen die je kunt nemen om de geluidsoverlast te dempen, tapijten, gordijnen en wand- en plafondmaterialen. Zo kun je ook door middel van de inrichting van een kantoortuin rekening houden met overlast. Zet afdelingen bij elkaar, zoals afdelingen secretariaat, sales of marketing. Dat kan een groot verschil maken, je beperkt in elk geval de loopbewegingen.

Koffiepot

De gedachte dat kantoortuinen de open communicatie en het spontaan ontstaan van innovatieve ideeën bevordert is inmiddels ook verdwenen. Wat volgens vele onderzoekers wel helpt om die ideeën op gang te brengen is een koffiepot. Geen luxe machine die keuzestress veroorzaakt, omdat je moet kiezen tussen tachtig verschillende soorten espresso, maar een koffiepot, die je op een vast tijdstip samen bezoekt om even ongedwongen kunt praten. Over je weekend, je nieuwe huis of het geweldige idee dat je vanochtend plotseling kreeg. Dat werkt. Gewoon even een momentje bij elkaar, met aardige collega’s en ongedwongen. Het lijken de jaren zestig wel, of hadden we toen nog een koffiejuffrouw?