Perfecte fiets- en congresprofilering regio Arnhem-Nijmegen

Met als opdrachtgevers de gemeenten Arnhem en Nijmegen mocht Reinoud van Assendelft de Coningh als Conference Director een belangrijk deel van Velo-city 2017 organiseren. Het werd een mega klus.

Het idee werd medio 2013 geboren tijdens een studiereis van de toenmalige Stadsregio Arnhem Nijmegen naar Berlijn. De beide burgemeesters van Arnhem en Nijmegen, Herman Kaiser en Hubert Bruls, wilden samen iets doen dat onze regio goed op de kaart zou zetten. Een ‘totempaal’ was de term die gebruikt werd. Binnen de Stadsregio ontstond het plan om Velo-city, het grootste fietscongres ter wereld naar de regio te halen. Immers, het RijnWaalpad, een van de eerste snelfietsroutes van Nederland was gerealiseerd en op het gebied van fietsen kan de regio veel laten zien aan soortgelijke regio’s in de wereld. In oktober 2013 werd ik benaderd door Jurriaan de Mol, toen directeur van het Regionale Bureau voor Toerisme RBT KAN, die vanuit de Stadsregio was benaderd met de vraag of hij iemand wist die een eerste plan van aanpak kon opstellen.

PLAN VAN AANPAK
Dat plan van aanpak was na een uitgebreide oriëntatie snel geschreven. Met hulp van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen en na een aantal ‘diner pensants’ met de smaakmakers uit de regio en een bezoek aan de directie van de European Cyclists’ Federation ontdekten we dat als we ons kandidaat zouden stellen, we een redelijke kans zouden maken. Op basis van het plan van aanpak werd besloten een ‘bidbook’ samen te stellen. Reinoud van Assendelft de Coningh: “Je moet dan aan een heleboel voorwaarden voldoen, die de European Cyclists’ Federation stelt. Het meeste werk is gaan zitten in het verzamelen van 35 ‘letters of intent’ van alle mogelijke organisaties en instellingen die ons ‘bid’ zouden ondersteunen als we het congres kregen. Toen het bidbook klaar was, hebben we het per fietskoerier naar Brussel laten brengen. Dat werd goed ontvangen en een paar maanden later hoorden we dat we op de ‘shortlist’ stonden, samen met twee geduchte concurrenten, Stockholm en Lissabon. We ontvingen de ‘shortlist commissie’ in november 2014 en konden hen onder andere een in de haast gemaakt filmpje laten zien van Minister Schultz van Haegen die een sterke aanbeveling voor ons deed. En jawel, op 14 december 2014 kregen we het bericht dat we het ‘bid’ hadden gewonnen.”

PROMINENT
Velo-city is een wereldwijde happening, die eigenlijk alleen in zeer prominente steden plaatsvindt. In 2013 viel de eer te beurt aan Wenen, daarna volgde Adelaide, in 2015 Nantes en vorig jaar Taipei. Volgend jaar staat het evenement voor Rio de Janeiro gepland en in 2019 staat Dublin op de agenda. In januari 2015 begon de daadwerkelijke organisatie. De gemeente Nijmegen werd ‘penvoerder’ en opdrachtgever. De belangrijkste locaties in Nijmegen werden vastgelegd, Concert- en Congresgebouw De Vereeniging en de Stadsschouwburg. Het ‘social program’ zou in Arnhem plaatsvinden en wat zou een mooiere plek voor de ‘welcome reception’ kunnen zijn dan het Nederlands Openluchtmuseum? Er werd een apart ‘programme committee’  samengesteld onder leiding van Sjors van Duren, de projectleider van het RijnWaalpad, die het hele inhoudelijke programma zou coördineren. Dat resulteerde in een ‘call for papers’ die uitgestuurd werd en waarop maar liefst meer dan 700 inzendingen voor presentaties kwamen. Dat mondde uit in zo’n 20 plenaire sessies en meer dan 65 sub-sessies met zo’n 250 sprekers uit meer dan 40 landen. Een immense en belangrijke klus, want de namen van de grote internationale sprekers zijn voor deelnemers het belangrijkste argument om te beslissen om dit congres te bezoeken. “Voor alle deelnemers moest tijdens het congres een gratis fiets ter beschikking komen. Een klus die in Nantes zo’n € 60.000 had gekost.Gelukkig kregen wij met behulp van onze partners en met ondersteuning van de Radboud Universiteit, met BikeWerk, een dochter van Pluryn, met OV fiets en met 400 deelfietsen van een onderneming uit Duitsland ‘NextBike’ in totaal 1.500 fietsen bij elkaar tegen lage kosten.”

AMSTERDAM
Voor buitenlanders staat Nederland synoniem voor Amsterdam en in het programma was dan ook een middag en avond naar Amsterdam ingeruimd. Reinoud van Assendelft de Coningh: “De NS hielp ons enorm door hun speciale klimaattrein ter beschikking te stellen. In Amsterdam wachtte de deelnemers een middagfietsprogramma onder leiding van gidsen en ’s avond kwam iedereen samen voor een diner en feestavond in de Westergasfabriek.” Bij zo’n groot internationaal congres hoort ook een beurs, een expo. “In totaal kregen we in de loop van het afgelopen jaar ruim 100 aanvragen binnen van meer dan 75 producenten. Fabrikanten, innovatieve bedrijven, belangengroeperingen en tal van organisaties die ‘iets’ op het terrein van fietsen deden meldden zich aan. Met de gedegen ervaring van dezelfde organisatie die ook de Vierdaagsefeesten organiseert, lieten we drie immense tenten bouwen op het terrein van De Vereeniging. Toen het congres uiteindelijk begon, was er nog een wachtlijst van ruim twintig bedrijven die te laat waren met hun aanvraag. Het was een enorme eer dat Koning Willem Alexander bereid bleek het congres officieel te openen. Zijn bezoek werd perfect voorbereid tussen de landelijke diensten en de organisatie van de Gemeente Nijmegen en tijdens het spectaculaire openingsprogramma verrichtte de Koning de openingshandeling door symbolisch een handle over te halen waardoor een heleboel positieve energie –opgewekt door fietsers- vrij kwam.”

OP NAAR HET VOLGENDE
Het ‘kloppend hart’ van de hele organisatie werd de website www.velo-city2017.com waar niet alleen alle informatie in werd verwerkt, maar ook een ‘call for papers’, een registratiemodule, het partnerplan, de aanmelding voor de beurs, speciale pers-aanmelding en een service centrum. Meer dan tweehonderd vrijwilligers zorgden ervoor dat –letterlijk- alles in goede banen werd geleid. In Arnhem en Oosterbeek vond een speciale ‘mayors conferentie’ plaats, met zo’n 40 burgemeesters uit alle hoeken van de wereld. Er waren ‘Outdoor sessies’ waar deelnemers al fietsend kennis konden maken met de vele fiets-gerelateerde specialiteiten van de regio.

Een grote ‘fietsparade’ is traditioneel een van de hoogtepunten van het congres. Zo ook in Nijmegen, waar meer dan 2.200 fietsers, zowel deelnemers als inwoners van de regio aan deelnamen en die eindigde bij de Honig voor een heerlijk slot met muziek, ‘food en drinks’. In de binnenstad werd een ‘Junior Velo-city’ gehouden, waar jonge kinderen al kennis konden maken met alles wat met fietsen heeft te maken. De beide Art-filmhuizen in Arnhem en Nijmegen organiseerden een fiets-film festival in de week van Velo-city. Studio Halfvol uit Arnhem verzorgde het programma van de opening en van de slotceremonie met speciaal samengestelde optredens. De voorbereiding van deze ‘Global summit of Cycling’  heeft, van eerste idee tot het slotfeest ‘Velofest’ in het Sonsbeekpark, bijna vier jaar geduurd. Reinoud van Assendelft de Coningh: “Toen ik de organisator van het congres in Wenen vroeg, wat de belangrijkste factor was voor het doen slagen van zo’n organisatie, noemde zij ‘het team’. En inderdaad, de samenstelling van het team bleek de grootste succesfactor. Van vrijwilliger tot producent van de opening en de slotceremonie, van standbouwer tot de ontwerpers van het programmaboekje, van gemeenteambtenaren tot horecamedewerkers, van programmacommissielid tot floormanager, met dàt team konden we alles aan. En als Rio uit onze opgedane kennis en ervaring wil putten staan we klaar.” Terugdenkend is Reinoud helder over de enorme meerwaarde die dit congres de regio heeft geboden: “We hebben laten zien dat we dergelijke grote, internationale congressen soepel kunnen organiseren. Wat mij betreft: Op naar het volgende!”