Het kantoor: einde verhaal?
De effecten van de digitale revolutie die zich de afgelopen jaren heeft voltrokken, kunnen eigenlijk in één woord worden samengevat: ‘verstoring’. De opkomst van
het internet en de daaraan gekoppelde geavanceerde technologieën hebben ervoor gezorgd dat ondernemingen en particulieren een compleet nieuwe manier van leven en opereren hebben kunnen aannemen. Daarbij zijn de praktijken die niet meer relevant zijn geheel verworpen, dan wel opnieuw gedefinieerd.
Verstoring is de reden waarom we nu taxi’s (Uber) via onze smartphone bestellen, online shoppen in plaats van in fysieke winkels, en waarom beursgenoteerde ondernemingen die miljarden waard zijn, omvergeworpen kunnen worden door een startup die vanuit zijn garagebox opereert. Met al die verstorende toestanden zijn stoutmoedige techies – de ontdekkingsreizigers van vandaag – continu op zoek naar de allernieuwste innovatie die de dagelijkse ergernissen kan wegnemen. En de pijlen zijn nu gericht op de werkomgeving.
WAAROM HEBBEN WE (NOG) KANTOREN?
Tot voor kort was het antwoord op die vraag: ondernemingen en organisaties hebben behoefte aan een vaste, fysieke plek waar de medewerkers met elkaar kunnen samenwerken en communiceren om problemen op te lossen. En natuurlijk mogen we de gigantische hoeveelheid opgeslagen al of niet bedrijfskritische informatie niet vergeten: kasten, kamers, kelders en zolders volgestouwd met dossiers die alleen fysiek, in persoon kunnen worden geraadpleegd.
In de hedendaagse maatschappij is alles met elkaar verbonden (the internet of things groeit), en heeft het kantoor nog steeds bestaansrecht. Maar als het gaat om het faciliteren van business wordt de rol van een fysieke werkomgeving flexibeler. Voor de eerste keer in de geschiedenis van het ondernemen kunnen medewerkers op afstand, gebruik makend van de cloud infrastructuur en snel breedband internet, thuis, onderweg of op de derde werkplek net zo ‘aanwezig’ zijn als degenen die op kantoor zitten. En ineens kunnen de tijd en kosten van woon-werkverkeer drastisch worden verlaagd.
KEUZE
En wees eerlijk: zou het niet fantastisch zijn als je alleen naar kantoor zou hoeven gaan als dat echt nodig was? Het mondiale medewerkerspotentieel heeft zijn keuze al gemaakt. Volgens statistische gegevens over 2014 maakt 20% van de medewerkers wereldwijd al gebruik van telecommuting. Uit dat zelfde onderzoek is gebleken dat 64% van de medewerkers een lager salaris zou accepteren in ruil voor de mogelijkheid om vanuit huis te werken.
Alles goed en wel, maar de luie stoel thuis is niet bepaald het kantoor van de toekomst. Het traditionele kantoor heeft zijn minpunten, maar ook veel pluspunten: van zakelijke voordelen zoals de mogelijkheid om efficiënt deel te nemen aan groepswerk, tot persoonlijke voordelen als het voorkomen van gevoelens van eenzaamheid en vervreemding. Bovendien (en dat klinkt misschien ouderwets) is er wel iets te zeggen voor spontane samenwerking ‘bij de koffiemachine’ die plaatsvindt buiten de formele ontmoetingsplekken.
“Volgens statistische gegevens over 2014 maakt 20% van de medewerkers wereldwijd al gebruik van telecommuting.”
Feitelijk geven veel zogenoemde ‘afstandswerkers’ toe dat hun nieuwe manier van werken goed is – tot een bepaald punt. Ze hebben nog steeds behoefte aan menselijke, face-to-face contacten om optimaal te kunnen presteren.
DESIGN
Moderne kantoren moeten het midden houden tussen de traditionele en de externe werkplekken. Het kantoor van de toekomst moet een omgeving cultiveren waar mensen willen naartoe willen komen, en design gebruiken om ruimtes te creëren waar mensen samen kunnen werken en gelukkig, productief en waardeverhogend kunnen zijn.
De werkplek zoals wij die kennen staat voor een grote uitdaging: organisaties moeten een manier vinden om tegemoet te komen aan de wensen van de medewerkers om op afstand te werken, en tegelijkertijd een omgeving te bieden die samenwerken faciliteert en stimuleert, net zoals een traditioneel kantoor dat doet.
SLIMME COMBINATIES
Een interessante oplossing voor dit probleem ontwikkelt zich in een Amerikaans netwerk van samenwerkingsplekken genaamd Impact Hubs. Met 73 locaties in 49 landen wereldwijd vormen Impact Hubs open, gedeelde ruimtes waar zowel grote ondernemingen als mkb’ers kleine, super-lokale teams bij elkaar kunnen laten komen om persoonlijk zaken te bespreken. Impact Hubs zijn slimme combinaties van werken op afstand en georganiseerde werkplekken. Het doel van het Impact Hub netwerk is organisaties samen te brengen met een maatschappelijke agenda, maar je kunt het concept als grote organisatie ook verder uitwerken, denk bijvoorbeeld aan het exploiteren van eigen koffiecafés in elke provincie. De directeur van Impact Hub hierover: “Ik weet niet zeker of het kantoor van de toekomst wel een kantoor is.” Hij wijst op het mogelijke alternatief: zijn moderne, multifunctionele werkomgevingen die vergaderzalen, sociale ruimtes en onafhankelijke werkplekken combineren. De geografisch verspreide locaties maken ook deel uit van het concept. Zoals één van de huurders van een Impact Hub locatie zei: “De toekomst van de business is om overal lokaal aanwezig te zijn.”
“De toekomst van de business is om overal lokaal aanwezig te zijn.”
Dankzij de technologie zijn geëvolueerde werkomgevingen als Impact Hubs nu mogelijk, en deze maken het gemakkelijker dan ooit tevoren om een deel van ons leven te veranderen dat dringend behoefte heeft aan ontwrichting. Het kantoor van de toekomst is slechts een volgende trede op de trap naar het digitale tijdperk. Het concept van Impact Hub is slechts het topje van de ijsberg. De dynamiek van het kantoor verandert met de dag, zelfs wanneer die veranderingen minder dramatische vormen aannemen dan wanneer alle medewerkers op afstand werken.
