‘Over employee journey, burn out en lanterfanten’

De rol van HRM in bedrijven anno 2019

Over employee journey, burn out en lanterfanten

Medewerkers zijn de sleutel tot succes, geen enkele werkgever zal dat ontkennen. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste medewerkers binnen krijgt en vooral binnen houdt. Dat ze niet alleen doen wat ze moeten doen, maar dat ze dat met plezier doen, dat ze klantgericht zijn en zich ontwikkelen tot een ambassadeur van het bedrijf. En niet omdat het moet, maar vanuit een intrinsieke motivatie, omdat ze zich thuis voelen en een belangrijke bijdrage willen leveren. Daarbij speelt HRM een prominente rol.

Vroeger ging de afdeling HRM met name over sollicitatie- en functioneringsgesprekken, tegenwoordig zitten ze aan de directietafel en om mee te denken over het voortbestaan van het bedrijf. Want dat is vandaag de dag hun rol. HRM speelt een rol in de arbeidsmarktcommunicatie, tegenwoordig een cruciaal onderdeel in een overspannen arbeidsmarkt. Communicatie die aandacht trekt, die niet alleen praat over functie-eisen, maar het vooral heeft over zelfstandigheid, eigen verantwoordelijkheid, de interessante inhoud van een functie, de opleidingsmogelijkheden, de balans tussen werk en privé, de flexwerkmogelijkheden en – oh ja – ook nog over het salaris. Dat is voor sollicitanten al lang niet meer het doorslaggevende element. Ze willen een functie die past bij hun wensen, hun talent en hun vaardigheden.

Employee journey

En dan is de sollicitant aangenomen en klaar voor zijn nieuwe baan. Het inwerkproces is cruciaal, dan doet hij of zij zijn eerste indrukken op, maakt kennis met collega’s en leert voorzichtig de weg in de organisatie kennen. Het is het begin van de employee journey, de reis die de medewerker vanaf de eerste dag tot en met zijn vertrek door het bedrijf zal maken. Slimme HRM-afdelingen houden tijdens die reis de vinger voortdurend aan de pols. Voel je je goed in het werk dat je doet, past je takenpakket bij wat je je had voorgesteld, hoe kunnen we je helpen een betere match te vinden? Belangrijk! Dat kan door gebruik te maken van moderne technologie. Door bijvoorbeeld tweemaandelijks een tevredenheidsonderzoek uit te voeren krijgt de afdeling feedback van medewerkers. Dat heeft twee voordelen: leidinggevenden kunnen direct inspelen op de uitkomsten en uit de data kunnen trends worden gedistilleerd. Het biedt zowel inzicht in wat er op de werkvloer als met individuele werknemers speelt.

Burn-out

Geluk op de werkvloer bestaat wel degelijk, medewerkers die zich volmaakt tevreden voelen in de rol die ze spelen. Ze hebben een goede relatie met hun collega’s en voelen zich veilig, ze krijgen steun van hun leidinggevende en voelen zich niet overbelast, want de werkdruk is gezond. En daar gaat het blijkens talloze onderzoeken fout, medewerkers worden wel degelijk overbelast en raken uitgeput. Ze voelen zich letterlijk opgebrand, ze hebben een burn-out. Eén op de acht medewerkers in Nederland en een derde van de HR-managers heeft er mee te maken. Leidinggevenden gaan in eerste instantie bijna altijd op zoek naar organisatorische oplossingen, andere functie-invulling, optimalisering van de werkomgeving, het aanbieden van flexwerken of thuiswerken en als laatste middel de inzet van extra personeel. Burn-out is een groot maatschappelijk probleem. Uit onderzoek is vast komen te staan dat de oorzaken van burn-outs nauwelijks gelegen zijn in persoonlijkheidskenmerken, maar in werk en sociale omgeving. Daarvoor wordt vaak het Job Demands-Resources model gebruikt, waarin wordt gesteld dat er een disbalans ontstaat tussen energiebronnen en werkeisen. Hoge werkeisen, hoge werkdruk en veel overuren vergroten de kans op brun-out, terwijl energiebronnen in het werk (steun van collega’s en leidinggevenden) de kans op een burn-out verkleinen. Veel autonomie in het werk en de mogelijkheid om te flexwerken verkleinen de kans nog verder.

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken (HNW) heeft een positieve invloed op het voorkomen van een burn-out. HNW gaat veel verder dan flexwerken, het heeft alles te maken met autonomie en beslissingsbevoegdheid van medewerkers. Niet hun aanwezigheid op de werkvloer wordt als belangrijk gezien, maar ze worden afgerekend op de resultaten die ze boeken. Dan blijkt dat medewerkers die thuis kunnen werken, zelf hun werk kunnen indelen en op resultaat worden afgerekend veel minder last hebben van emotionele uitputting. Omstandigheden die daarbij ook een rol kunnen spelen zijn het verminderen van reistijd en het feit dat ze werken in hun omgeving die (waarschijnlijk) minder afleiding biedt. Ze worden bijvoorbeeld niet zo afgeleid door vragen van collega’s of omgevingsgeluiden op kantoor. Vooral de kantoortuinen hebben in korte tijd een slechte reputatie opgebouwd als het gaat om overlast door omgevingsprikkels. Daar heeft een thuiswerker niets mee te maken, hij of zij kan flexibel zijn tijd indelen, zolang het resultaat maar naar tevredenheid is. Die vrijheid levert blijkbaar veel minder stress op.

Voorkomen

Een burn-out is bijna altijd een ernstige aandoening die een lange hersteltijd vraagt. Het leidt vaak tot gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid. Daarom zou een HRM-afdeling er alles aan moeten doen om emotionele uitputting op het werk te voorkomen. Dat is moeilijk, omdat burn-out een sluipend proces is en ook medewerkers vaak in een laat stadium aangeven zich overbelast te voelen. Ook dan kan een regelmatig tevredenheidsonderzoek uitkomst bieden. Overigens kunnen werknemers zelf ook actie ondernemen. Werknemers die zich overbelast voelen doen er goed aan zelf in een vroeg stadium aan de bel te trekken. Spreek je zorgen uit, maak duidelijk wat er aan de hand is en laat je niet met een kluitje in het riet sturen (‘ja, het is nu superdruk, maar dat is maar tijdelijk’). Kijk ook naar je privé-leven. Plof thuis niet neer op de bank, zoek een uitlaatklep, beweeg en zorg voor ontspanning. Dat helpt allemaal. Bedrijven die serieus met het gevaar van burn-out omgaan reageren op die signalen. Dat kan op heel verschillende manieren, er zijn genoeg professionele bedrijven die ook bijvoorbeeld fit & balans trainingen aanbieden, alles om te voorkomen dat werknemers in een burn-out verdwijnen.

Lanterfanten

En dan nog iets heel anders, een onderwerp dat – anders dan burn-outs – zelden op tafel komt, maar waar bedrijven veel hinder van kunnen ondervinden: werknemers die hun tijd uitzitten, die alle bevlogenheid kwijt zijn en die eigenlijk in gedachte al met pensioen zijn. Gezondheidswetenschapper Jenny Huijs is onlangs gepromoveerd op dit onderwerp. Het gaat niet om vijftigplussers, maar om mensen van alle leeftijden die zich in het werk dat ze doen weinig gewaardeerd voelen, die weinig binding met het bedrijf hebben en geen interesse meer hebben om zichzelf te ontwikkelen. Uit haar onderzoek blijkt dat deze groep veel vatbaarder is voor ziekteverzuim. Het onderzoek van Huijs spitste zich toe op twee vragen: hoe voorkom je deze apathie en vervolgens het bijna onvermijdelijke ziekteverzuim en – als het dan al mis is gegaan – hoe krijg je die bevlogenheid bij medewerkers terug? Het antwoord op de eerste vraag is eigenlijk eenvoudig: in een vroeg stadium constateren en interveniëren. Die interventies zijn maatwerk, maar wanneer ze goed worden uitgevoerd (waarbij de zieke zelf voor een belangrijk deel de regie voert) stijgt de binding met het bedrijf weer. Het heeft in principe alles te maken met waardering, met het gevoel een echt onderdeel te zijn van de groep, met eigen regie en zelfstandigheid. Dat besef moet ook binnen de HRM-afdeling groeien, lanterfanters zijn vaak onzichtbaar, maar ze bestaan echt én er is iets aan te doen.