Een flexibel communicatieplatform is essentieel

In bedrijfscommunicatie is het moeilijk om te voldoen aan de behoeften van de moderne werkomgevingen, die steeds flexibeler en mobieler worden en waar steeds meer wordt samengewerkt. Voeg hieraan de noodzaak toe voor verbonden apparaten, het toenemende gebruik van bots, geavanceerde analyse en de focus op regelgevende beveiliging en privacy, en u ziet een landschap van groeiende complexiteit ontstaan.

Moussa Zaghdoud, Senior Director en Head of Cloud Business Unit bij ALE, bekijkt een nieuwe survey naar UC&C (Enterprise Unified Communication en Collaboration) voor bedrijven van Wainhouse Research waarin de trends en voorkeuren voor bedrijfscommunicatie worden besproken en de technologie die bedrijven ter beschikking hebben om deze toenemende complexiteit de baas te blijven.

De overgang naar een nieuw tijdperk van communicatietechnologie verloopt niet altijd vlekkeloos. De meeste bedrijven zijn verstrikt geraakt in een staat ergens tussen de oude ‘on-premises’ systemen en cloudgebaseerde services in, die helaas vaak gescheiden en dus niet echt verbonden zijn.

TOENAME IN OMGEVINGSCOMPLEXITEIT
Nieuw onderzoek van Wainhouse toont aan dat de meerderheid van de bedrijven verschillende leveranciers gebruikt voor hun telefonie, waarbij ongeveer 75% minstens twee leveranciers gebruikt en 21% zelfs drie of meer. Daarbij heeft 33% twee of meer leveranciers voor UC (Unified Communications) en bepaalde bedrijven gebruiken tot wel vijf leveranciers voor aanvullende services. Met zo veel verschillende onderdelen is het niet verwonderlijk dat het moeilijk is om bedrijfsbreed een consistente en uniforme communicatie aan de eindgebruikers te leveren. Met flexibel werkende medewerkers en teams die buiten het kantoor werken, is er meer nodig dan alleen een vast punt voor samenwerking om te voldoen aan de communicatiebehoeften van bedrijven. We hebben tools voor mobiele samenwerking nodig. De uitdaging is dan ook om on-premise PBX-telefonie samen te bundelen met de voordelen van universeel toegankelijke UC&C (Unified Communication and Collaboration).

HYBRIDE OPLOSSINGEN
Het antwoord ligt in hybride oplossingen voor communicatie waarmee ICT-afdelingen de mogelijkheid krijgen cloudgebaseerde UC&C, met belangrijke services zoals aanwezigheid, berichten, webvergaderingen, video en het delen van bestanden en apps, te integreren met de bestaande PBX-hardware. Bedrijven kunnen zo hun oudere investeringen beschermen en optimaliseren. Bovendien wordt hiermee een geleidelijke overstap naar de cloud mogelijk gemaakt: wanneer de behoefte ontstaat, kunnen bedrijven meer services naar de cloud verplaatsen. Deze integratie is belangrijk, want de bureautelefoon is voorlopig nog niet van plan te verdwijnen. Volgens het onderzoek van Wainhouse Research blijft dit het meest gebruikte communicatie- apparaat: bijna 85% gebruikt een bureautelefoon voor zakelijke communicatie. Het grote verschil is echter dat de meeste gebruikers meer dan één apparaat gebruiken. Het onderzoek toont aan dat ruim 70% van de eindgebruikers een combinatie van bureautelefoon, pc en mobiele apparaten gebruikt. En met de nieuwe technologieën die beschikbaar komen voor eindgebruikers, zoals VR, wearables en persoonlijke assistenten, zullen we naar verwachting steeds meer gebruik gaan maken van meerdere apparaten.

“Het onderzoek toont aan dat ruim 70% van de eindgebruikers een combinatie van bureautelefoon, pc en mobiele apparaten gebruikt.”

DE MIX
Bij de aankoop van bedrijfstechnologieën moet hiermee rekening worden gehouden. Bedrijfsactiviteiten ontwikkelen zich echter geleidelijk en springen niet van de ene op de andere technologie. De ideale oplossing is een platform dat zowel traditionele als next-generation communicatie ondersteunt. Bedrijven die in één sprong overstappen op het gebruik van alleen de nieuwste technologie lopen het risico om zich van hun gebruikers te vervreemden en de bedrijfsprocessen te verstoren. Bovendien verliezen ze de waarde van hun bestaande investering. Ook hier zijn het weer de hybride cloudimplementaties die deze risico’s vermijden door het bestaande met het nieuwe te combineren. Dergelijke oplossingen zijn bovendien makkelijker te implementeren, te ondersteunen en te onderhouden en sluiten de noodzaak voor beheer van complexe software of hardware uit.

Eindgebruikers zijn niet langer meer tevreden met een kwaliteit van samenwerkingsoplossingen die ‘goed genoeg’ is. Wainhouse Research toont aan dat kwaliteit het belangrijkste is voor eindgebruikers: 90% gaf aan dat dit voor hen ‘uiterst belangrijk’ is. Om werkelijk kwaliteit te leveren moet een platform echter ook voorzien in de andere vier hoofdpunten die uit het onderzoek naar voren kwamen: werkstroomintegratie (70%), communicatie zonder grenzen (63%), mobiliteit (54%) en wereldwijde toegang (39%). Platforms met een open architectuur maken het eenvoudiger om tools voor samenwerking in bedrijfsprocessen en -systemen te integreren. Met een verbonden communicatieplatform kan dat: hier worden HD-spraak, video en werkstroomintegratie samengebracht en via de cloud aan meerdere apparaten geleverd, zodat gebruikers naadloos kunnen samenwerken, ongeacht hun locatie of het gebruikte apparaat. Als we de kwaliteit willen leveren waar gebruikers om vragen, moeten we niet-ondersteunde tools uitbannen en overstappen op tools op bedrijfsniveau.

BEDRIJVEN ZONDER GRENZEN
Bedrijfsteams werken niet alleen binnen de grenzen van het bedrijf. Ze zijn vaak verspreid over verschillende landen en de teams bestaan tegenwoordig veelal uit een combinatie van interne medewerkers, externe teamleden, partners en contractanten of zelfs klanten. Het idee van het bedrijf zonder grenzen wordt steeds populairder in de bedrijfswereld, maar om dit te bereiken moeten de benodigde tools en services beschikbaar zijn. Locatie, apparaattype of domein, niets mag een obstakel vormen. Het onderzoek toont aan dat gemiddeld 40% van het spraakverkeer in bedrijven in beslag wordt genomen door telefonische groepvergaderingen. Bij grote ondernemingen is dit percentage zelfs hoger. Vergaderen en samenwerken met groepen wordt voor velen de manier waarop in de praktijk wordt gewerkt. Het is dan ook belangrijk om een nieuw concept te ontwikkelen voor hoe bedrijven hun PBX gebruiken. Communicatieplatformen die meerdere functies hebben, zoals spraak, video en het delen van documenten, kunnen een verlenging worden van de PBX ter ondersteuning van peer-to-peer en groepssamenwerking. Zo wordt de functionaliteit voor individueel gebruik en voor groepssamenwerking naadloos gecombineerd, zonder de noodzaak om de bestaande hardware onmiddellijk te vervangen.

De meeste gebruikers zijn geen early-adopters van technologie. Op de vraag om op de technologische curve aan te geven hoe ver hun persoonlijke communicatieomgevingen zijn gevorderd, gaf 34% aan early-adopter te zijn, 44% koos het midden van de curve en 22% was tevreden om te wachten totdat ze geen keus meer hadden.

Nu bedrijven nieuwe technologieën omarmen en meer connected workflows leveren, is het belangrijk dat ze de voordelen van nieuwe, ontwrichtende trends en technologieën afwegen tegen de voordelen van het behoud van bestaande communicatieplatformen. ICT-teams die hun gebruikers bij elke fase van de ontwikkeling betrekken, verlagen de kosten voor ondersteuning en versnellen de adoptie door hun gebruikers. Inzicht in de voorkeuren van eindgebruikers is essentieel om de juiste combinatie van services te leveren. Een platform met ondersteuning voor gebruikers van oude systemen zorgt daarbij voor een soepele overgang zonder dat deze gebruikers achterblijven.

“Het idee van het bedrijf zonder grenzen wordt steeds populairder in de bedrijfswereld, maar om dit te bereiken moeten de benodigde tools en services beschikbaar zijn.”

HET CONTINUÜM VAN COMMUNICATIE
In de hedendaagse bedrijfswereld is niets statisch. Een flexibel communicatieplatform dat zijn capaciteiten kan uitbreiden, is essentieel om aan de constant veranderende bedrijfsbehoefte te voldoen. Verschillende com- municatieleveranciers bieden open API-verbinding tot communicatiefuncties zoals spraak, sms en video, zodat tools voor samenwerking kunnen worden geïntegreerd voor een groeiende combinatie van externe teamleden, contractanten en partners. Ze voorzien in een set cloudgebaseerde services, geïmplementeerd als een overlay-oplossing met essentiële samenwerkingsfuncties. Voor bedrijven zijn ze eenvoudig te implementeren en gebruikers kunnen er snel mee overweg, ongeacht hun bestaande communicatiesystemen. Wil bedrijfscommunicatie actueel blijven, dan moet ontwrichtende technologie worden gebruikt zonder de bedrijfsprocessen te verstoren.