De Corona Covers: ‘Hekkelman Notarissen’

De corona covers:

Elke uitgave van Change Your Business wordt feestelijk gepresenteerd tijdens een borrel in Hotel Blue. Dat was standaardprocedure. Totdat corona zijn intrede deed, toen waren de borrels niet langer mogelijk. Sneu voor de bezoekers, maar vooral voor de covergasten die zo geen mogelijkheid hadden hun bedrijf tijdens de borrel nader voor het voetlicht te brengen. Vandaar extra aandacht voor de corona-covers. In deze uitgave zijn dat Roland van Mourik van Hekkelman Notarissen en Thijs de Baaij en Marc Kurstjens van BK Mobility.

Hekkelman Notarissen

“Of corona van grote invloed is geweest op onze organisatie?” Roland van Mourik denkt even na. “Ja en nee. Economisch gezien niet. Het werk liep gewoon door, maar corona heeft wel een andere manier van denken in gang gezet. Dat geldt niet alleen voor Hekkelman, maar voor de hele maatschappij. Denk aan andere contactmomenten met cliënten, maar ook in een andere manier van werken en in het zoeken naar meer efficiency. Neem het fenomeen thuiswerken. Die behoefte leefde ook hier, maar eigenlijk alleen onderhuids. We waren er ook niet op ingericht. Daar hebben we grote stappen in gezet. Niet alleen in het werkproces, zoals de introductie van digitale handtekeningen en een andere manier van identificeren van cliënten, maar vooral in de mindset op kantoor. Het is nu normaal als medewerkers een aantal dagen thuiswerken en onze organisatie is er nu wel volledig op ingericht. Ik verwacht overigens dat wanneer de coronamaatregelen verdwijnen, fysieke contacten met cliënten weer zullen toenemen, maar daar is niets mis mee.”

Veranderingsproces

In de uitgave van een jaar geleden ging Roland van Mourik uitgebreid in op de grote stappen die Hekkelman Notarissen de afgelopen jaren heeft gezet. Roland werd in 2018 bestuursvoorzitter en hij besloot een omvangrijk veranderingstraject in gang te zetten. “In had in een visie op de veranderende notarismarkt al beschreven wat er moest gebeuren en welke vorm een kantoor 2022 dan zou moeten krijgen. De urgentie was duidelijk, de markt verandert, wij moeten meebewegen. Inmiddels hebben we veel werk verricht. Dat is overigens niet mijn verdienste, maar de verdienste van ons hele team. Het besef dat veranderen een doorlopend proces is, is binnen onze organisatie goed verankerd.”

Het begon met de bouw van een nieuwe marketingafdeling. “Die noodzaak was duidelijk. Het notariaat moet expertise op twee terreinen combineren. Dat start met een grondige kennis en creatieve toepassing van de door de wetgever voorgeschreven regels. Daarnaast zijn we ook gewoon een bedrijf dat aan het einde van het jaar zwarte cijfers moet produceren. De kunst is om een balans te vinden tussen het formele ambt en een gezonde bedrijfsvoering. Het zit dus niet alleen in de wettelijke kennis, maar ook in ondernemerschap, in de noodzaak om commercieel te denken, in het optimaal bedienen van bestaande klanten, maar ook in het vinden van nieuwe wegen. Daarvoor moet je transparant en toegankelijk zijn en je communicatie en interne processen op orde hebben. Wat we willen bieden is een constante dienstverlening op hoog niveau uitgevoerd door tevreden medewerkers. Daarvoor is een goede marketingafdeling onontbeerlijk. We huurden marketingprofessionals in, er kwam een nieuwe website, we herformuleerden onze visie en missie en gaven er ook in onze werkprocessen inhoud aan. We maakten duidelijk waar Hekkelman nu precies voor staat. Daar kwam onze slogan ‘Duidelijk Hekkelman’ uit voort.”

Arbeidsmarktcommunicatie

Tijdens corona ging de organisatie door op de ingeslagen weg. In 2021 werd de HR-afdeling bijvoorbeeld grondig geprofessionaliseerd. “Bijvoorbeeld door de aanschaf van software op maat. HR is nu een volwaardig en belangrijk onderdeel van onze organisatie. Bovendien biedt het ons talloze kansen, bijvoorbeeld in het meten en verbeteren van onze medewerkerstevredenheid. Dat is cruciaal. Dan kom je al snel op het terrein van het werven en begeleiden van nieuwe mensen en dus op arbeidsmarktcommunicatie. Daar speelt onze afdeling marketing overigens ook een grote rol in. Ons kantoor ziet zich voor de uitdaging gesteld dat de komende jaren een vijftal ervaren notarissen zal uittreden. Daar zijn we nu al mee bezig. We hebben een ontwikkelplan voor het werven van studenten Nederlands Recht en Notariaat ontwikkeld. Ze komen via een studentenpool al tijdens hun studie in onze organisatie terecht. In eerste instantie in de uitvoering van eenvoudige werkzaamheden. Zijn ze talentvol en hebben ze de juiste instelling, dan is er een plaats als juridisch medewerker. Vanaf dat moment wonen ze besprekingen bij en krijgen ze inzage in dossiers. Zo groeien ze langzaam in onze organisatie, leren ze de cultuur kennen en wij krijgen de kans om te ervaren welk vlees we in de kuip hebben. Op die manier hebben we in 2021 vier kandidaten aangenomen. Vroeger startte je een vacaturetraject, je hoopte dat er mensen reageerden en dan moest je maar afwachten of je inspanningen tot succes leidden. Nu gaat dat in een natuurlijk en veel zinvoller traject.”

Nieuwe generatie

Een nieuwe generatie doet zijn intrede in het notariaat en dat gaat gepaard met veranderingen. “Toen ik startte maakte ik werkweken van 70 uur. Dat was gebruikelijk, een nieuwe generatie stelt echter andere eisen. Die verwacht terecht een gezonde balans tussen werk en privé en daar werken we niet alleen aan mee, we zien er zelf ook de voordelen van in. Ik heb bijvoorbeeld nog een jonge dochter en ik maak veel tijd vrij om haar te zien opgroeien. Die mogelijkheden zijn er ook. Dat betekent wel dat onze organisatie verschuift van een partner-organisatie naar een organisatie met notarissen in loondienst. Dat gaat allemaal niet zonder slag of stoot, maar we maken gestaag vorderingen. Ik voorspel straks een toekomst – branchebreed – met veel minder notaris-ondernemers (partners) en veel meer notarissen in loondienst, die te maken krijgen met een behapbare prestatiedruk. Dat heeft overigens niets met werkethos te maken, maar alles met andere keuzes die je maakt in je leven. Je hebt naast een interessante baan ook ruimte voor andere dingen. Zo houd ik me ook bezig met de verdere professionalisering van NEC. Daar krijg ik energie van. Die veranderingen zijn ingrijpend, maar noodzakelijk. Dat is wat er de laatste jaren in onze branche gebeurt en dat is een eeuwigdurend proces.”