‘Nooit meer saaie vergaderingen’

Vorige week donderdagmiddag was ik op het stadskantoor van de gemeente Utrecht onbedoeld getuige van een scrum meeting. Tot mijn verbazing zag ik niets anders dan een ouderwetse vergadering zoals we die zo goed kennen. Alleen nu heet de veel te hard werkende voorzitter ‘scrum master’. Een groep van zo’n elf mensen zat in een halve cirkel,  waarvan driekwart in onverschillige positie, te kijken hoe de scrum master met nog een enkele enthousiasteling al zwoegend de geeltjes van het ene ‘veld’ op het andere ‘veld’ plakte. Totdat, je voelt het aankomen, iemand zich hardop afvroeg: “Moeten we dit nu met z’n allen doen? Kan dat niet effectiever?”

Scrummen, lean, agile, zelfsturende teams

Alexander Minnaert, hoogleraar aan de Universiteit van Groningen, concludeerde het  eens treffend waar het exact mis gaat: “Wij denken dat door te zeggen dat we iets gaan implementeren, wij het al geïmplementeerd hebben.” En dat is een hardnekkige misvatting. Dan begint het pas. Met scrummen als aanpak is niets mis, maar dan heb je ook aandacht te besteden aan het hierbij veronderstelde gedrag. Ook voor scrum meetings geldt dat als je het niet goed voorbereid, en geen stevige uitdagingen aan de orde stelt, de kans op ‘old school’ vergaderen erg groot is.

Spannende vraagstukken en dilemma’s

Kijk even naar de volgende twee omschrijvingen van hetzelfde agendapunt:

1. evaluatie opleidingsprogramma
2. Ons huidige opleidingsprogramma draagt volgens mij nauwelijks bij aan de gewenste professionalisering van onze mensen; moeten we ons opleidingsprogramma aanhouden of afschaffen?

Ervan uitgaande dat je enige betrokkenheid hebt bij het thema, voel je meteen dat die tweede formulering prikkelt. Bij die eerste omschrijving kun je nog rustig denken: ‘dan kan ik wel even mijn mails afhandelen, of een vakantie boeken’.  Maar in die tweede omschrijving wordt het opleidingsprogramma ter discussie gesteld. Daarmee heeft de eigenaar van dit thema de bespreking op scherp gezet.

Memorabele meetings

Tijdens mijn interview van Per Kristiaansen, mede-oprichter van Lego Serious Play© en voormalig bestuurslid van multinational LEGO, herinnerde hij zich als de dag van vandaag de meeting op ‘9/11’ met de vice president van LEGO. Toen deze man in die vergadering door zijn hoofd marketing een nieuw logo-concept kreeg voorgeschoteld – een zittende, vrolijk ogende, stevige poes – brieste hij: “Zolang ik CEO ben, zal LEGO nooit geassocieerd gaan worden met een dikke, inactieve poes, hoe schattig ook. Altijd zal LEGO worden verbonden aan spel en actie!”

Spanningsloos, eindeloos, oeverloos…

Niets is zo saai als vergaderen over zaken waar maar weinigen iets mee hebben. Meetings waarin voorzitters tegen beter weten in maar blijven trekken en sleuren om mensen er bij te betrekken. Spanningsloze vergaderingen kenmerken zich door:

-herhaling van stokpaardjes;
-elkaar maar blijven bevestigen van waar je het met elkaar overeens bent;
-deelnemers haken geleidelijk aan af, gaan andere dingen voor zichzelf doen.

 Spanning moeten opzoeken?

Mensen herinneren zich vooral die meetings waarin mensen hun menselijkheid onthullen en vanuit hun ware aard reageren. Niet uit functie, maar als mens geraakt worden. Natuurlijk gaat het er niet om dat je dit altijd moet willen opzoeken, maar als er te weinig spanning op het gespreksthema zit, dan hoef je er ook niet lang over te discussiëren.  Door stevige dilemma’s en spannende vraagstukken worden we uit balans gebracht, we worden ‘bewogen’. Juist deze bewogenheid zorgt voor aangenaam gedoe en discussies die ergens over gaan.

Creëer bewust leven in de brouwerij

Doordat je eigenaren van vergaderthema’s verzoekt om bewust een voorgenomen standpunt in te nemen, liefst behoorlijk provocerend, creëer je spanning. En juist dat zorgt letterlijk voor leven in de brouwerij en biedt meer kans op schurende en komische momenten. juist deze disbalans duwt ons  uit onze comfortzone om samen op zoek te gaan naar nieuwe ideeën en oplossingen.

Probeer het eens uit

De tirade van de vice president van LEGO zal behoorlijk wat spanning in de vergadering hebben gegeven. Maar als de sfeer veilig en vertrouwd is, dan is daar niets mis mee. We proberen het, we gaan ervoor, en dan kan het vriezen of dooien. Belangrijk is dat er geen angst heerst om dingen verkeerd te doen. Dat we elkaar opzoeken om het beste uit ons te halen voor het hogere doel. Zonder spannende doelen wordt iedere vergadering al snel een mistige ervaring van verspilde energie.