‘Agile de hype voorbij’

Agile is een blijvertje, maar nog lang niet altijd succesvol
Agile werken is hot, maar wat is het eigenlijk en hoe helpt het organisaties en bedrijven zich sneller en beter aan te passen aan de eisen die vandaag de dag worden gesteld? Werkt het voor iedereen en tegen welke problemen loop je bij de invoering van agile werken aan?
Agile werken is populair. Uit onderzoek van KPMG komt naar voren dat in 2020 zo’n driekwart van alle organisaties met deze methode zal werken. Onderzoekers van PwC beweren dat 28% van de agile-projecten succesvoller wordt afgesloten dan wanneer via een traditionele methode wordt gewerkt. Dat verklaren ze door de betere communicatie en de mogelijkheid van teams om zich sneller aan tussentijdse veranderingen aan te passen. Agile is dus een blijvertje, maar, gezien de cijfers van PwC, nog lang niet altijd succesvol.
Flexibeler en creatiever
De letterlijke betekenis van agile is lenig of behendig. Agile werken is dus de methode om sneller, creatiever en flexibeler te werken. Dat start met een andere organisatorische indeling, medewerkers worden onderdeel van kleine zelfverdelende of zelfsturende teams. Teams verdelen hun opdrachten in korte, overzichtelijke perioden van twee tot maximaal vier weken, zogeheten iteraties of timeboxes. Zo’n timebox is dus in feite een project op zich en aan het eind van zo’n periode moet er een bruikbaar resultaat zijn. Elke iteratie omvat dus het gehele proces van een deel van het probleem: formuleren, oplossing bedenken, ontwikkelen, testen, presenteren en beoordelen. De voortgang wordt afgemeten aan de hand van werkende producten, features of prototypes. Aan het eind van elke iteratie of sprint wordt zowel het opgeleverde product beoordeeld als het ontwikkelproces. Het doel hiervan is om te leren en steeds beter te worden. Door het complete proces in stukken te hakken wordt het ontwikkelrisico beperkt en weet een team snel of het op de goede weg zit. Daarmee voorkom je dat je een half jaar werk in een project steekt om dan tot de conclusie te komen dat de gevonden oplossing toch niet helemaal werkt. Doordat men het product na elke iteratie ziet, wordt het allemaal concreter en ontstaat er ruimte voor nieuwe ideeën. Vervolgens wordt er bepaald wat de volgende iteratie moet worden. Uiteindelijk – als alle deelstappen zijn doorlopen – ontstaat er een werkend eindproduct. Klinkt simpel, is het niet.
Veranderen is leuk
De meeste mensen houden niet van veranderen. Ben je net gewend om via een bepaalde methode te werken, moet het weer anders. Oud gedrag is als het ware geworteld. Vroeger (voor velen nog niet zo heel lang geleden) had je weliswaar ook een takenpakket en een zekere verantwoordelijkheid, maar die kon je in geval van nood doorschuiven naar je manager. De manager was ook degene die controleerde of en hoe je je taken volbracht. Die manager is er in een agile omgeving niet meer. Je werkt nu in teamverband (zo’n tien personen) samen aan een opdracht. Dat betekent ook dat verantwoordelijkheid nu niet meer persoonlijk is, maar gedragen wordt door het team. Vergelijk het maar met een voetbalteam. Zo’n team bestaat uit mensen die hun individuele taken begrijpen, die de aanleg hebben om die taken uit te voeren, maar die samen moeten werken in een teamstrategie. Er is sprake van een gemeenschappelijk doel met gedifferentieerde rollen. Dat is altijd de sleutel tot succes. Dat betekent niet dat er binnen zo’n team geen leden zijn die richting aangeven, motiveren en obstakels verwijderen. Die zijn zelfs nodig, maar ze zijn niet de ‘baas’, ze vervangen niet de vroegere manager.
Voorwaarden voor succes
Agile werken levert in de aanvangsfase zeker problemen op, er is sprake van gewenning, mensen moeten hun nieuwe rol ontdekken. Dat is een proces dat niet altijd tot succes leidt. Soms komt er gewoon niks uit, zit iedereen op z’n handen en is het resultaat nul. Dat kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt door een gebrek aan eigenaarschap binnen zo’n team. Niemand voelt zich echt verantwoordelijk en niemand neemt het initiatief. Vaak is het nodig dat een teamlid toch een bepaalde vorm van leiding op zich neemt, maar dat maakt hem of haar nog geen manager. Een ander probleem is dat teams geneigd zullen zijn zich alleen te concentreren op hun teamopdracht. Teamoverstijgend gedrag sterft uit, de tijdens een iteratie verworven kennis wordt niet gedeeld, een team wordt een eiland. In feite zijn dat allemaal kinderziekten, teams moeten leren te werken in een nieuwe structuur. Het begint er mee dat je mensen in beweging moet brengen en dat is een ingewikkeld proces. Ze moeten bijvoorbeeld het vertrouwen krijgen dat ze fouten mogen maken, dat niet elke opmerking Nobelprijs-waardig hoeft te zijn. Ze moeten de overtuiging krijgen dat de nieuwe manier van werken niet alleen hip is, maar ook daadwerkelijk beter. De essentie van Agile werken is dat je het werk of de opdracht opknipt in kleine stukken die worden beoordeeld voordat je verder gaat met het volgende. Dat is anders dan bij traditioneel projectmanagement, waarbij je een totaal model maakt en pas aan het eind ziet of het allemaal werkt. Als je agile werkt spoor je fouten eerder op en kun je dus eerder in het proces wijzigingen aanbrengen. Dat kun je al doende eenvoudig zichtbaar maken. Maar toch, je moet de mensen in beweging brengen. Natuurlijk zijn daar oplossingsstrategieën voor bedacht. Costas Markides (London Business School) noemt er drie: geef richting aan (bepaal een einddoel) , motiveer (maak de toegevoegde waarde van elk teamlid duidelijk) en verwijder obstakels (maak kleine stappen en vier successen). Die laatste aanbeveling kom je in vrijwel elke verandertheorie tegen. Ga stap voor stap te werk en vier je successen. Dat motiveert enorm. De kleine en tussentijdse successen overtuigen teams van de meerwaarde van de verandering en dan wordt implementatie niet alleen veel eenvoudiger, maar ook organisatie breed gedragen. Hoera, je bent op weg! Maar bedenk dat om een organisatie volledig te veranderen naar agile werken, je jaren nodig zult hebben (zoals bij elke grote verandering).
Communicatie
Zoals in elk proces waarbij mensen zijn betrokken is communicatie eigenlijk de belangrijkste factor voor succes. Agile werken stelt een team in staat zich snel aan te passen aan gewijzigde omstandigheden of aan andere wensen van de klant. Dat stelt eisen aan de teamleden. Teamleden moeten niet alleen openstaan voor veranderingen, ze moeten ook kunnen floreren in een open en communicatieve cultuur. Verslaglegging is anders dan bij traditionele methoden veel minder aan de orde. Directe communicatie tussen teamleden, gebruikers en klanten/opdrachtgevers is cruciaal. Daar ligt juist de kracht van Agile werken, snelle inzichten en antwoorden op complexe (deel)vragen, met als bijvangst lage overhead door de inzet van zelfsturende teams en uiteindelijk het gewenste product op het juiste moment.
Is de hype voorbij?
Volgens Peter van Lonkhuyzen van MT heeft het hype gehalte een historisch hoogtepunt bereikt. Bedrijven noemen zich agile, want dat blijkt te werken in arbeidsmarktcommunicatie. ‘Kom bij ons werken, want wij zijn agile!’ Veel mensen worden agile-moe, omdat de term vaak verkeerd wordt gebruikt. Niet als hulpmiddel om projecten sneller en beter te laten verlopen, maar om aan te geven dat een organisatie gelooft in zelflerend vermogen en autonomie van hun medewerkers. Van Lonkhuyzen: “Los van de hype blijft agile overeind staan als nuttig middel om projecten aan te pakken. Zeker bij ingewikkelde klussen is het een uitstekend alternatief voor de watervalmethode (waarbij met vaste momenten zoals ontwerp, bouw, testen, oplevering en beheer wordt gewerkt). Ook hier zijn er overigens beperkingen: agile blijkt niet altijd de beste oplossing te bieden. De hype voorbij is agile een grote aanwinst voor managers, te gebruiken voor iteratieve ontwikkeling en prototypes, maar niet voor grote projecten waarbij het budget, de marketing en de ondersteuning met andere afdelingen moet worden afgestemd. Wat de andere betekenis van agile betreft: de tijd dat hele organisaties zichzelf agile noemen gaat vanzelf voorbij, als een ander woord uit het nieuw-organiseren jargon in de mode raakt.”