Mobiel werken heeft de toekomst
Het aantal mensen dat mobiel werkt groeit gestaag. Ze beantwoorden telefoontjes, checken hun e-mails, skypen met cliënten en collega’s ongeacht waar ze zich bevinden. De oude opvatting ‘out of sight, out of mind’ is in de moderne zakelijke wereld niet meer van toepassing, mobiele medewerkers maken net zo goed deel uit van de cultuur en het succes van een organisatie als de kantoortijgers. Wat betekent dat voor het kantoor van de toekomst?
Het is nog niet zo lang geleden dat ‘werken vanuit thuis’ niet mogelijk was. E-mail, sms of Whatsapp bestond niet. Je moest een telefoonnummer achterlaten (of pieper of faxnummer) en op die manier communiceren. Als je tien jaar geleden een mobiele job had, hield dat in dat je een baan in telemarketing of klantenservice had en nauwelijks meer dan het minimumloon verdiende. Vandaag de dag verschaft de technologie ons de mogelijkheid om altijd contact te houden met collega’s en cliënten en dus waar ook ter wereld te werken.
REALTIME
Een nuttige technologie die het mobiele werk naadloos laat aansluiten bij het ‘vaste’ werken is videoconferencing en later skypen en facetimen. Realtime overleg in beeld en geluid komt dichtbij een fysieke ontmoeting, dankzij de wijdverspreide implementatie van breedband internet. Zakelijke events en vergaderingen worden live via het internet gehouden om belanghebbenden daaraan mee te kunnen laten doen als ze niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn. Ook voor kleinere, interne overleggen is videoconferencing handig. Er zijn zelfs al bedrijven die geen traditionele kantoorruimte meer huren, ze runnen hun business vanuit een gedeelde ‘co-working’ ruimte om hun voornamelijk mobiele medewerkers aan te sturen. Gedeelde kantoorruimtes waar mobiele medewerkers samen kunnen komen om te werken, schieten als paddenstoelen uit de grond en zo ongeveer elke stad heeft er minstens enkele. Dit weerspiegelt ook de groei van het aantal mobiele werkers die zich de afgelopen jaren heeft voorgedaan.
FACILITEER BEIDE WERKVORMEN
Als gevolg van deze evolutie in de communicatietechnologie is telewerken inmiddels normaal geaccepteerd. Uit een recente enquête, uitgevoerd door web conferencing software PGi , bleek dat 79% van de kantoormedewerkers wereldwijd minstens één dag in de week mobiel werkt. De populairste vorm van telewerken is dan een combinatie van sommige dagen op kantoor en sommige dagen elders werken. De manier waarop wordt aangekeken tegen mobiel werken is aan het veranderen, de medewerkers gaan er zelfs vanuit dat ze (af en toe) niet op het kantoor hoeven te zijn om het werk te doen. Werken is steeds vaker niet langer gebonden aan een (vaste) werkplek in een kantooromgeving en die ontwikkeling zet door. Nog even terug naar de enquête: 55% van de respondenten die nog niet mobiel werken, gaf aan dat ze dat wel graag zouden willen en 60% van de personen die af en toe telewerken, gaf aan dat ze hun huidige baan zouden opgeven voor een gelijksoortige fulltime mobiele baan met hetzelfde salaris. Flexibel werken neemt wereldwijd toe, de medewerkers vragen om meer flexibele werkuren, om verschillende redenen. Denk bijvoorbeeld aan woon-
“Een nuttige technologie die het mobiele werk naadloos laat aansluiten bij het ‘vaste’ werken is videoconferencing en later skypen en facetimen.”
werkverkeer en de bijbehorende les, een betere werk-leven balans, of zelfs een andere omgeving. Als er iets blijkt uit de enquête, is het wel dat medewerkers flexibel werken normaal vinden. Organisaties die flexibel werken faciliteren varen daar over het algemeen wel bij, maar er zijn ook voldoende organisaties die nog even de kat uit de boom kijken als het gaat om het toestaan van mobiel werken. Dat kan in hun nadeel werken omdat de toptalenten waarschijnlijk eerder kiezen voor een organisatie waar ze veel vrijheid hebben – en dus flexibel kunnen werken. Dat is overigens geen wet, er zijn meer dan genoeg toptalenten die er juist kiezen voor vaste werktijden en een vaste werkplek op een traditioneel kantoor. Een slimme organisatie faciliteert dus beide werkvormen.
DE TOEKOMST
De verschuiving naar mobiel werken is onmiskenbaar, maar houdt dat ook in dat de traditionele kantoorbaan gaat verdwijnen? Zeer waarschijnlijk niet, maar het concept ‘werk’ als plek waar je naartoe gaat, verliest zijn waarde. ‘Werk’ wordt een fusie van digitaal en fysiek werk dat wordt gedaan middels onafhankelijke, team- en crossfunctionele samenwerking. Het ‘digitale kantoor’ is de toekomst van het werk, en met de continue evolutie van zakelijke technologieën als uni ed communications en mobiele apps, verandert de functie van ‘het kantoor’ van een plek waar het werk wordt gedaan, in een locatie waar de medewerkers elkaar af en toe ontmoeten.
Toch zal de kantoorbaan nog vele jaren de ruggengraat vormen van het arbeidspotentieel en de economie. Wat in de werkomge-
“Flexibel werken neemt wereldwijd toe, de medewerkers vragen om meer exibele werkuren, om verschillende redenen.”
ving zal veranderen, is dat de opkomende video-streaming technologieën mobiele werkers in staat stellen om toegang te hebben tot gegevens en collega’s, zodat ze vanaf elke plek ter wereld kunnen samenwerken. Om dit mogelijk te maken, dienen organisaties hun beleid op het gebied van mobiel werken aan te passen. Dat zorgt voor een hogere productiviteit en loyaliteit en dus voor zakelijke groei. De moderne medewerker wil immers meer vrijheid, en is bereid ook de verantwoordelijkheid te nemen die bij die vrijheid hoort. Mocht een organisatie twijfels hebben over de productiviteit en prestaties van mobiele medewerkers, dan kunnen er altijd nog standaard key performance indicators (KPI’s) worden vastgesteld, zowel voor het management als voor de gewone werknemers. Op die manier weet elk teamlid wat en wanneer er van hun wordt verwacht wordt en kunnen hun prestaties worden gemonitord.
TECHNIEK
Mobiel werken vraagt ook om andere technieken en apparatuur. Dan is het raadzaam te investeren in de meest actuele samenwerkingssoftware voor de cloud, en dan met name die programmatuur die soepel draait op mobiele devices. De traditionele organisaties merken steeds vaker dat hun medewerkers direct en gemakkelijk toegang willen tot informatie en gegevens. Vaak kunnen bestaande systemen dat niet optimaal bieden en daarom moeten bedrijven investeren in nieuwe mobiele technologieën. Organisaties bieden exwerkers basis-hardware zoals een laptop en smartphone, maar niet alle technologieën die nodig zijn voor het bouwen van een digitale werkplek, zoals Wi-Fi, instant messaging, webconferencing, teamwerkplekken en eigen sociale netwerken. Het verzorgen van een digitale werkomgeving biedt de medewerkers de tools die ze nodig hebben om te kunnen (samen)werken waar ze ook zijn, wanneer ze dat willen en met elk device. En dat is waar het vandaag – en morgen nog meer
– om draait bij de ontwikkeling van tevreden en productieve medewerkers.
